Digital Learning - Etika Menulis

Bengkulu,
24 Agustus 2015.

Ada jargon yang sangat menarik sekali bagi saya, "Learning is Never Ending Adventure", disini kita menganggap bahwa belajar adalah sebuah petualangan, sehingga Learning menjadi sebuah Passion bagi kita, dan membuat Learning is something fun for us.

Pada Digital Learning kali ini, saya mempelajar mengenai Modul Etika Menulis, dimana di sini membahas secara detail bagaimana Etika dalam Menulis di Surel (Surat Elektronik) yang di kenal E-mail saat ini, dan bagaimana menanggapi Keluhan Pelanggan dengan baik melalui Corporate E-mail.

Di Modul ini menjelaskan, ada 3 alasan penggunaan E-mail dalam melakukan pekerjaan yang berhubungan dengan pelayanan, artinya Corporate E-mail yang kita gunakan untuk berhubungan langsung dengan pelanggan, 3 alasan tersebut yaitu:

1. Format Jawaban Standar. Ketika perusahaan kita sering menerima pertanyaan yang sering diajukan setiap hari, maka e-mail dengan format standar akan menghemat waktu Petugas Pelayanan untuk bisa menjawabnya.
2. Membuat Pesan Khusus. Dengan penggunaan Corporate E-Mail petugas pelayanan ataupun petugas call centre disini bisa membuat pesan yang bersifat costomize,  artinya bisa dibuatkan pesan khusus dengan nama pelanggan, dan kalimat yang relevan dengan situasi yang dihadapi oleh pelanggan tersebut. Sehingga bisa terlihat kesan bersahabat.
3. Menghemat Waktu. Nah klo ini yang penting, pilihan jawaban menjawab bisa flexible, artinya, misalnya petugas pelayanan bisa menjawab email dan memberikan solusi kepada pelanggan, pada saat komunikasi melalui telpon sedang tidak sibuk.

Selain itu, ada 3 Prinsip pula dalam modul ini yang saya summary-kan, ketika menjawab sebuah email dari client atau pelanggan kita:

1. Ketahui tata caranya. Pada bagian ini, kita harus menjawab email dengan benar, dan menguasai kebijakan perusahaan dalam menjawab email, selain itu ketika kita mengirimkan file email yang besar, mintalah ijin terlebih dahulu kepada pelanggan.
2. Periksalah Pesan Anda. Disini menjelaskan bahwa dalam pesan e-mail tersebut haruslah mempunyai judul email, pembukaan (greeting), isi pesan, dan penutup (salam).
3. Ingat Paduannya. Agar tidak salah dalam menjawab, kita harus tau guidance  dalam menjawab dan memberikan solusi kepada pelanggan/client terkait setiap pertanyaan atau inquiry yang masuk ke corporate email kita.

Saya suka sekali dengan kutipan di Modul ini yaitu "Ingatlah! Customer tidak mengambil arti perkataan anda, tetapi mereka memberi arti terhadap perkataan anda". Sehingga dalam hal ini,  agar terhindar dari kesalahpahaman dalam menulis email kepada client atau pelanggan kita, dari modul ini berikut beberapa tips paduan praktis dalam menulis sebuah email:

1. Jangan mengirim e-mail bisa sedang marah.
2. Hemat pemakaian tanda seru (untuk menghindari statement yang mengintimidasi).
3. Hemat pemakaian singkatan.
4. Hati-hati dengan emotional symbols.
5. Hindari Format penulisan Huruf Besar (Terlihat tidak sopan, atau Marah).
6. Kurangi kecepatan ketika menulis.
7. Periksa dan perbaiki sebelum mengirim email.

Dari Modul Etika Menulis dan Menanggapi Keluhan Pelanggan ini, yang saya simpulkan adalah bahwa ada aturan yang secara tidak baku, namun sangat penting untuk kita perhatikan dalam memberikan respon kepada keluhan pelanggan ataupun menjawan inquiry dari client terkait bisnis perusahaan kita. Penyampaian Isi Pesan yang jelas agar pembaca dapet mengerti apa yang ingin kita sampaikan, pertimbangkan agar tulisan yang kita buat bisa di mengerti oleh pelanggan/client kita (posisikan kita sebagai pelanggan), dan telitilah sebelum email kita kirim, dengan tulisan yang benar, menghindari kesalahan dalam penyampaian.

Hal ini menjadi penting, karena penyampaian informasi melalui surat elektronik lebih memiliki tantangan dibandingkan komunikasi verbal langsung kepada pelanggan/client. Sehingga diperlukan teknik yang bisa kita terus pelajari sehingga kita bisa dengan baik untuk menulis dan menjelaskan sebuah informasi kepada pelanggan/client melalui surat elektronik.

Alhamdulillah mendapatkan Nilai Memuaskan pada Modul hari ini.
Have a Nice Learning Everyone.